在境外提起诉讼、提交仲裁证据或处理跨境商业纠纷时,境外法院、仲裁机构或合作方往往要求提供经过公证认证的发票(Invoice)或合同(Contract),以证明相关文件的真实性和法律效力。这篇指南帮助你了解新加坡公司发票和合同的公证认证流程及所需材料。
发票和合同的公证与审计报告和银行对账单相同——公证律师核实的是文件为真实原件或真实副本,而非对文件内容、交易真实性或合同条款进行核实或背书。完成公证后再做海牙认证,最终的认证文件包即可作为法律证据提交给境外机构。

新加坡公司合同完成公证认证后的文件包(图示)
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1. 公证的是什么?公证律师会核实合同内容是否合法吗?
不会。公证律师核实的是文件本身的真实性——即您提供的发票或合同是真实的原件或副本,未经伪造或篡改。公证书证明"此文件为真实原件或真实副本",而非对文件内容、交易的真实性、合同条款的合法性或双方履约情况进行任何核实或背书。
2. 可以提供扫描件吗?和提供原件有什么区别?
可以提供扫描件。提供原件时,公证书注明"真实原件";提供扫描件时,公证书注明"真实副本"。两种公证书均被大多数境外法院和机构接受。如果原件需要保留备用(如诉讼中原件需要在手),提供扫描件完成公证认证是更实际的选择。
3. 多份发票或合同可以合并在同一份公证书里吗?
可以。多份相关发票或合同可以合并装订在同一份公证书里一起做海牙认证,通常比逐份单独处理更经济。如果不同的文件需要提交给不同的机构,则建议分开处理,以便分别提交使用。
4. 合同篇幅很长,会影响费用吗?
可能会。公证费用通常与文件页数有一定关系。如果合同篇幅较长,建议在提交前告知我们大致页数,我们会提供准确报价。如果境外机构只要求合同的特定部分(如某几条关键条款),也可以只认证需要的部分,请联系我们告知具体需求。
5. 做出来的公证书有副本吗?
没有。新加坡的公证书只有正本,不出具副本。如果您需要多份公证书(例如需要提交给多个机构),需要分别下单,每份按相同标准收费。建议在办理前确认好所需份数。
6. 认证书有效期多久?用文机构会有时间限制吗?
公证书本身不设有效期,但部分法院或机构可能会要求一定期限内出具的认证。用于诉讼的文件建议在案件进行期间及时办理,避免因认证时间过早而需要重新办理。
7. 用于非海牙公约国家,需要大使馆认证吗?
是的。如果文件需要在非海牙公约成员国使用,需要额外办理相关国家大使馆的领事认证。请联系我们告知用文国家,我们会协助判断是否需要大使馆认证以及如何安排。
以下是发票和合同公证认证最常见的使用场景: